Muhasebede Kayıt Belgeleri ve Defterler

• Muhasebenin tanımında belirtildiği gibi, mali olaylara ait veriler toplanır, kaydedilir, sınıflandırılır ve özetlenir. Böylece mali tablolarda özetlenmiş muhasebe bilgilerine ulaşmak söz konusu olur. Ancak muhasebe bilgilerinin doğruluk ve güvenilirliğinin sağlanabilmesi için, bütün mali işlemlerin geçerli belgelere dayandırılması ve bu şekilde kaynağı kanıtlanabilir bilgilere dönüştürülmesi önem taşır. Bu nedenle mali işlemlere ait veriler; taraflar, tarih, konu, miktar ve tutar olarak belirlendiği belgeler

aracılığıyla muhasebe kayıt ortamına dahil edilir. Daha sonra işlemin etkilerini topluca görme olanağı sağlayan yevmiye defterine ve oradan da işlemlerin konularına göre sınıflandırılarak kaydedildiği büyük deftere aktarılır. Bu arada kayıtlara yardımcı olan ve bazı bilgileri daha ayrıntılı izleme olanağı sağlayan; muhasebe fişleri, mizanlar, yardımcı defterler gibi araçlardan da yararlanılır. Kayıt tutmada kullanılan defterlerden biri olan yevmiye defterinin işlevi nedir? İşlemler yevmiye defterine ne şekilde kaydedilmektedir?

• Mali işlemlerin bilançoya etkilerini bir arada gösteren, büyük deftere yapılacak kayıtların hatalı yapılmasını önleyecek veya kayıt hatalarını en aza indirecek bir araca gereksinim vardır; o da yevmiye defteri (günlük defter) dir. Yevmiye defterine kayıtlar, işlemin gerçekleşme sırasına göre; madde numarası, tarih, borçlu hesap veya hesaplar, alacaklı hesap veya hesaplar, hesap tutarları ve madde açıklamasından oluşan bir bütünlük içinde yapılır. Çift taraşı kayıt tekniğinin bir sonucu olarak, borçlandırılan hesap tutarları ile alacaklandırılan hesap tutarları birbirine eşit olur. Mali tabloların bilgi kaynağı olduğunu bildiğimiz hesaplar hangi defterde ve ne şekilde yer alır?

• Yevmiye defterinden işlem sırasıyla topluca kaydedilen işlemler, buradan konularına göre sınıflandırılmak üzere büyük defterdeki hesaplara aktarılır. Böylece aynı işlemler iki farklı şekilde ve birbiriyle ilişkili olarak kaydedilmiş olur. Bu, hem olası kayıt hatalarını birikmeden önleme olanağı sağlar hem de hesaplardan mali tabloların elde edilmesini kolaylaştırır. Büyük defterde karşılıklı iki sayfadan sol taraftaki sayfaya hesabın borçlandırılması ile ilgili, bilgiler, sağ taraftaki sayfaya da alacaklandırılması ile ilgili bilgiler yazılır.

• Ülkemizde ticari ve mali yasalarla yevmiye, büyük defter ve envanter defteri birinci sınıf işletmeler için tutulması zorunlu defterler kapsamındadır. Nispeten küçük, ikinci sınıf işletmelere ise işletme hesabı defteri tutma kolaylığı tanınmaktadır.

• Kayıtların bilgisayar ortamında tutulması ise, açıklanan muhasebe kavram, ilke ve süreçlerinde değişiklik yapmamakta, buna karşılık çok önemli işlem kolaylığı; zaman ve maliyet tasarrufu ile güvenilirlik sağlamaktadır. Kullanılacak muhasebe defterlerinin tasdik edilmesi gerekir mi?

• Tutulması zorunlu defterlerin, kullanılmaya baş- lamadan önce noter tarafından tasdiki zorunludur. Tasdike tabi defterlerle tasdik koşulları T.T.K ve V.U.K’un ilgili maddelerinde ayrıntılı şekilde açıklanmıştır. Muhasebe defterine kayıtta uyulması gerekli kurallar nelerdir?

• Muhasebe kayıtlarının Türkçe olarak ve muhasebe kurallarına uygun şekilde işlenmesi esas olup, kayıt kuralları ayrıca T.T.K ve V.U.K’un ilgili maddelerinde de açıklanmıştır. Kayıt tutmada yardımcı işlevi olan belgeler nelerdir?

• Mali işlemlerin muhasebe defterlerine aktarılmasından önce kayıtlarda, sınıflandırmada ve kayıtların kontrolünde kolaylık sağlayan yardımcı araçlardan; muhasebe fişlerinden yararlanılabilir. Muhasebe fişleri; kasaya para girişlerinin gösterildiği Kasa Tahsil Fişi, kasadan para çıkışlarının gösterildiği Kasa Tediye Fişi ve kasa ile ilgisi olmayan işlemler için kullanılan Mahsup Fişi şeklinde ayrılır. Yevmiye defterinden büyük deftere aktarılan kayıtların sağlamasının yapılması gerekli midir?

• Yevmiye defterinden büyük deftere yapılan kayıt aktarmalarının doğruluğu, dönem içinde zaman zaman hazırlanan geçici mizanlar ile dönem sonunda genel geçici mizanla sağlanır. Dönem sonu envanter (düzeltme ve ayarlama) kayıtlarından sonra

hazırlanan Kesin Mizan’da hesapların kesin durumunu; hesap adı, tutarı (borç/alacak) ve kalanı (borç/alacak) itibariyle topluca görme olanağı vardır. Böylece Mali Tabloları daha doğru ve kolayca düzenleme olanağı da elde edilir. Büyük defterdeki ana hesaplara ait yardımcı defterler kullanmak gerekir mi?

• Büyük defterde yer alan ana hesaplarla ilgili ayrıntılı bilgilerin, ana hesaba bağlı açılan yardımcı hesaplarda izlendiğini biliyoruz. Bir ana hesaba ait yardımcı hesapların toplandığı deftere ise yardımcı defter denir. Yardımcı defterin şekli ve içeriği, işletme tarafından serbestçe belirlenir.