Kurum İçi İletişim

Birer toplumsal sistem olarak organizasyonlar›n oluşturulması ve yaşayabilmesi içte ve dışta kurdukları ilişkileri belirli bir düzen ve yapı içinde sürdürmelerine bağlıdır. Bir başka ifadeyle, organizasyonun var olabilmesi, belirli bir düzen ve yapı içinde etkili iletişim sisteminin varlığını gerektirir. Bir sistem olarak iletişimin en önemli işlevini de kısaca, kurumsal ilişkilerin belirli bir düzen içine sokulması ve böylece kurumsal amaçlarla bireysel amaçlar arasında bilinçli bir dengenin kurulması olarak açıklayabiliriz.Kurum içi iletişimi, kurumun amaçları doğrultusunda işleyişini sağlamak için gerek kurumu meydan getiren çeşitli bölüm ya da birimler, gerekse kurum ile çevresi arasında sürekli bilgi ve düşünce alışverişine dayanan toplumsal bir süreç olarak ifade edebiliriz. Kurum içi iletişim, bireysel, bireyler arası ve gruplar arası iletişimi boyutlarının yanı sıra kurumun dış çevre ile olan iletişim boyutunu da kapsar. Kurum içi iletişim, kurum yönetiminin en önemli aracı olup planlama, eşgüdüm, karar verme, güdüleme ve denetim işlevlerinin sürdürülmesinde etkin bir rol oynar. Kurumlar açısından iletişimin pek çok işlevinden söz edebilmemize karşın, bunların arasında en önemlisi eşgüdüm işlevidir.

Kurum içi iletişimin işlevlerini dört genel başlık altında değerlendirilebilir: bilgi sağlama, etkileme ve ikna etme, birleştirme, emir verme ve öğretim-eğitim. Kurum içi iletişim yapısal olarak biçimsel ve biçimsel olmayan olmak üzere iki şekilde karşımıza çıkar. Biçimsel iletişim, kurumda, yasalar ve kurallar doğrultusunda gerçekleştirilen, kurum üyelerinin kişiliklerinden soyutlanmış, statüler arası bir iletişim türüdür. Biçimsel olmayan iletişim ise çalışanların oluşturdukları biçimsel olmayan gruplar ve bunların arasında gerçekleşen bir iletişimdir. Kurum kültürü ise, kurum üyelerince paylaşılan, anlamlar, inançlar ve değerler bütünüdür. Kurum kültürü, kurumun içinde yer aldığı toplumun kültürel ortamından ve kurumun kendisinin ürettiği kültürel öğelerden beslenerek oluşur. Kurum içi iletişim, hem kurumun kültüründen etkilenir hem de kültürü etkiler. Kurum içi iletişim, kurumun kültürüne bağlı olarak bazı özellikler taşır. Bu özellikleri yukarıda çeşitli başlıklar altında değerlendirdik.Kurum amaçlarına en etkin ve en kısa zamanda ulaşılması, üst basamaklarla alt basamaklar arasında emir ve bilgi akışını sağlayan dikey iletişim kanallarının sağlıklı işlemesine bağlıdır. Bu kanallar yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere iki yönlü çalışır. Biçimsel iletişim, kurumun faydacı ihtiyaçlarını karşılarken, biçimsel olmayan iletişim, çalışanların insani amaçlarla iletişim kurma ihtiyaçlarının sonucunda gerçekleşir. Biçimsel olmayan iletişim sistemi, biçimsel olarak yapılandırılmış bir organizasyonda, biçimsel düzenlemelere bağlı olmayan iletişimi kapsar. Biçimsel yapı “olması gerekeni”, biçimsel olmayan yapı ise “olanı” gösterir. Bu açıdan iki iletişim sistemi, kurumun iletişim sistemini tamamlayan birbirinin eksikliğini gideren bir işlev üstlenirler.

Biçimsel olmayan iletişim sistemi, kurum üyeleri arasındaki kişisel yakınlık ve etkileşimler sonucunda ortaya çıkar. Genellikle söylenti veya dedikodu terimleriyle anılan biçimsel olmayan iletişim kanalları, her zaman kurumsal amaçların gerçekleşmesine hizmet etmez. Bir kurumda görevler ne denli iyi düzenlenirse düzenlensin, görev tanımları ne denli açık olursa olsun, görevleri yürütecek çalışanlar arasında sağlıklı işleyen bir iletişim sistemi olmadan eşgüdüm ve amaçlara yönelik etkileşim olmaz. Bu yapısıyla iletişimin, kurumun bütünlüğünü sağlayan ve bir sinir sistemi gibi örgütün her yanını saran bir olgu olduğu söylenebilir.Kurumun her köşesinde varlığını ve önemini kabul ettiren iletişim düzeni, aynı zamanda kurum düzeninin başarısını da yansıtır.